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Le domande frequenti sulla firma digitale

pubblicato il 04/04/2011 13:10, ultima modifica 21/09/2016 09:45

Che cos'è la firma digitale?

La firma digitale è l'equivalente informatico di una tradizionale firma apposta su carta. La sua funzione è quella di attestare la validità, la veridicità e la paternità di un documento, come una lettera, un atto, un messaggio o, in generale, qualunque file di dati (testo, immagini, musica, ecc.). Come tale, non va confusa con altri oggetti definiti genericamente "elettronici", come ad esempio la firma autografa scannerizzata e conservata come immagine. La firma digitale è infatti il risultato di una procedura informatica basata su un sistema di codifica crittografica a chiavi asimmetriche (una pubblica e una privata), che consente: la sottoscrizione di un documento informatico; la verifica, da parte dei destinatari, dell'identità del soggetto firmatario; la sicurezza della provenienza e della ricezione del documento; la certezza che l'informazione contenuta nel documento non sia stata alterata; la segretezza dell'informazione contenuta nel documento.

Cosa serve per firmare digitalmente un documento?

Oltre ad una smart card, per firmare digitalmente un documento è necessario avere una semplicissima dotazione hardware e software. Come dotazione hardware, è indispensabile possedere un lettore di smart card, una semplice periferica esterna che si connette alla porta USB del vostro Personal Computer. Come dotazione Software, è necessario avere installato il driver del lettore di smart card ed il software di firma digitale DIKE. In alternativa alla smartcard e al lettore, è possibile utilizzare un dispositivo di firma digitale su supporto USB (es. Business Key). In questo caso non è necessario installare il lettore e nemmeno il software di firma in quanto è già precaricato in versione "portable".

Quale documentazione occorre per ottenere la firma digitale?

  • documento d'identità in corso di validità
  • codice fiscale
  • indirizzo di posta elettronica personale

Come si verifica la validità di una smart card?

Occorre utilizzare il software DiKeUtil alla funzione "Mostra certificati"- selezionare il certificato di sottoscrizione (identificato con la coccarda rossa) - apri e verificare la data di scadenza. Per verificare il certificato di autenticazione CNS la procedura è la stessa.

Come funziona il PIN?

Si tratta di un codice esclusivamente numerico e composto da un numero di 8 cifre. Il PIN viene generato la prima volta in fase di emissione della Smart card e può essere modificato all'occorrenza, attraverso l'utilizzo del programma DikeUtil e del Lettore di Smart card.

Come faccio a sbloccare il PIN?

Nel caso in cui il PIN sia bloccato, per smarrimento del codice o per un numero di tentativi errati superiori a tre, è possibile sbloccarlo con le seguenti modalità: per sbloccare le smart card con numero di serie che inizia per 1204 e 742 (CNS) occorre utilizzare il programma DikeUtil per sbloccare le smart card con numero di serie che inizia per 1401, 1402,1501 o 1502 occorre installare il programma CARDOS API 2.2 e utilizzare la funzione "PIN PUK Management"

La smart card è personale, quindi vuol dire che se un soggetto è legale rappresentante di più aziende gli verrà consegnata solo una carta?

Sì, la firma digitale è unica ed è rilasciata alla persona fisica, indipendentemente dalla carica che essa ricopre all'interno delle diverse società, quindi se un soggetto è titolare di svariate cariche in diverse imprese, potrà firmare sempre con la propria smart card.

E' possibile richiedere SmartCard per amministratori di Società che hanno sede legale al di fuori della provincia di pertinenza della Camera di Commercio di Ravenna?

Sì, ma saranno esclusivamente a pagamento.

Quali sono le condizioni per avere la smart card gratuita*?

Il Decreto del 02/12/2009 del Ministero dello Sviluppo Economico prevede che "In occasione della presentazione della prima domanda di iscrizione o di modifica o di deposito di atti, la Camera di Commercio rilascia gratuitamente ad un legale rappresentante dell'impresa una Carta Nazionale dei Servizi (CNS), un dispositivo di firma digitale e provvede alla certificazione del soggetto al quale il dispositivo è stato rilasciato".

Pertanto per avere diritto alla CNS gratuita le condizioni sono le seguenti: che all'impresa non siano stati rilasciati in precedenza altri dispositivi di firma/CNS; che l'impresa sia iscritta al Registro delle Imprese di Ravenna. In caso contrario, per il rilascio gratuito, dovrà rivolgersi alla Camera di Commercio di competenza; che il rilascio sia richiesto all'atto della prima iscrizione o in occasione di modifiche e deposito atti.

*Nel caso di primo rilascio di CNS a titolare/legale rappresentante di impresa non ancora iscritta al Registro delle imprese di Ravenna con applicazione della gratuità o dei diritti di segreteria ridotti, il richiedente deve dichiarare, compilando e sottoscrivendo l'apposito modello, di impegnarsi a presentare domanda di iscrizione al Registro delle imprese di Ravenna entro 60 giorni dal rilascio della CNS .

Modello di dichiarazione ai fini del primo rilascio

In caso di mancata presentazione della domanda di iscrizione al Registro delle imprese di Ravenna entro il termine indicato, il richiedente si impegna a corrispondere i diritti di segreteria dovuti.

E' vero che il dispositivo di firma digitale può essere consegnato a terze persone?

Assolutamente NO, per motivi di sicurezza deve essere conservato con la massima diligenza esclusivamente dal titolare. Non va per nessun motivo lasciata in custodia a terzi, nemmeno a consulenti.

La firma digitale può essere rilasciata ad un delegato?

No, per il rilascio del dispositivo di firma è necessaria la presenza fisica del richiedente.

Se l'impresa cessa, cosa occorre fare della smart card?

Il titolare può decidere di conservare la smart card fino a scadenza, oppure di revocarla se pensa di non utilizzarla per fini diversi rispetto agli adempimenti Registro Imprese.

Quale puo' essere l'utilizzo della firma digitale?

La firma digitale può essere apposta su qualunque documento informatico. Pertanto, alcune applicazioni potrebbero essere le seguenti: firma delle pratiche telematiche da depositare al Registro Imprese comunicazioni ufficiali con le amministrazioni pubbliche risposte a bandi e gare pubbliche moduli di richiesta di vario genere dichiarazioni fiscali e di altro tipo trasmissione di documenti legali rapporti contrattuali su reti aperte (Internet) fornitura elettronica di beni e servizi transazioni finanziarie identificazione e/o autorizzazione gestione di attività in gruppi/sistemi chiusi o a partecipazione controllata gruppi di lavoro e di ricerca transazioni personali.

Cosa significa revocare o sospendere un certificato digitale?

Il certificato digitale può essere revocato o sospeso. La revoca o la sospensione di un certificato ne tolgono la validità e rendono NON VALIDE le firme emesse successivamente al momento della revoca/sospensione. La revoca è definitiva, mentre cessato il periodo di sospensione il certificato viene riattivato pertanto la smart card riacquista le sue funzionalità di firma.

Come faccio a revocare o sospendere il certificato digitale?

In caso di smarrimento, furto o decisione del titolare è necessario revocare o sospendere il certificato digitale.

1.Procedura di revoca:

Secondo quanto previsto dal Manuale Operativo, che si adegua alle Nuove Regole Tecniche - DPCM 13 gennaio 2004, il Titolare può richiedere la revoca esclusivamente tramite l’Ufficio di Registrazione presso la Camera di Commercio, esibendo un documento di riconoscimento valido (non occorre il codice di emergenza) e sottoscrivendo la richiesta di revoca.

2.Procedura di sospensione:

La sospensione può essere effettuata:

  • dal sito internet dell’Ente Certificatore fornendo l’identificativo assegnato (IUT), il codice di emeregenza (ERC) contenuto nella busta sigillata ed indicare la data di fine sospensione;
  • tramite il call center di Infocamere 199 500 130, fornendo i dati di cui al punto precedente;
  • tramite l’Ufficio di Registrazione presso la Camera di Commercio, esibendo documento di riconoscimento valido (non occorre il codice di emergenza) e sottoscrivendo la richiesta di sospensione.

Dove può avvenire l'apposizione della firma digitale sui documenti, da parte dell'amministratore ovvero legale rappresentante?

L'amministratore può recarsi presso lo studio del professionista che redige i documenti ed adempirà alla trasmissione telematica oppure, se in possesso del lettore, può firmare i file negli uffici della propria impresa ed inviarli firmati tramite e-mail all'intermediario che poi provvederà alla trasmissione telematica apponendo anch'egli la propria firma digitale.

Ho firmato un documento che adesso dovrei modificare, posso modificare direttamente il documento firmato?

NO. Ogni modifica al documento originario, fatta in seguito alla firma, lo invalida di fatto e tale operazione necessita di una nuova firma da parte dell'Utente Titolare. Ad esempio in presenza di un documento WORD contenente un Verbale, trasformato in PDF e firmato digitalmente, in occasioni di modifiche al documento WORD occorrerà ripetere l'operazione di conversione in PDF e ripetere su quest'ultimo documento ottenuto le procedure di firma digitale. Per lo stesso motivo non è possibile sottoscrivere nuovamente un file già firmato in precedenza in maniera non corretta, anche dalla stessa persona, in quanto la firma apposta non può essere cancellata o sovrascritta da quella successiva

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